企業の成長に不可欠な「人材採用」。しかし、少子高齢化による労働人口の減少や働き方の多様化により、優秀な人材の獲得競争は年々激しさを増しています。複雑化する採用チャネル、膨大な数の応募者情報、煩雑な日程調整など、人事・採用担当者の業務負担は増大する一方です。
このような採用活動における様々な課題を解決し、戦略的な人事を実現するツールとして注目されているのが「採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）」です。
本記事では、採用管理システム（ATS）の基本的な仕組みから、具体的な機能、導入のメリット・デメリット、そして自社に最適なシステムを選ぶためのポイントまでを網羅的に解説します。さらに、2024年最新のおすすめATS 25選を徹底比較し、採用形態別のおすすめシステムも紹介します。この記事を読めば、採用管理システムの全てが分かり、自社の採用力を最大化するための一歩を踏み出せるはずです。
目次
採用管理システム（ATS）とは
採用管理システム（ATS）は、現代の採用活動において中心的な役割を担う重要なツールです。まずは、その基本的な定義と、なぜ今これほどまでに注目されているのか、その背景を詳しく見ていきましょう。
採用業務を効率化する仕組み
採用管理システム（ATS）とは、Applicant Tracking Systemの略称で、その名の通り「応募者を追跡・管理するためのシステム」です。具体的には、求人情報の作成・公開から、応募者の受付、書類選考、面接、内定、そして入社手続きに至るまで、採用活動における一連のプロセスと、それに付随する膨大な情報を一元的に管理し、定型業務を自動化・効率化するためのITツールを指します。
従来、多くの企業ではExcelやスプレッドシート、あるいは紙媒体で応募者情報を管理していました。しかし、これらの方法では以下のような課題が生じがちです。
- 情報の散在と分断: 複数の求人媒体や人材紹介会社からの応募者情報がバラバラに管理され、全体像の把握が難しい。
- 手作業によるミスの発生: データの転記ミスや更新漏れが起こりやすく、候補者への連絡遅延や対応漏れにつながる。
- 情報共有の非効率: 面接官や役員との情報共有に時間がかかり、選考スピードが低下する。
- 属人化: 採用担当者のスキルや経験に依存し、異動や退職によってノウハウが失われるリスクがある。
- データ分析の困難さ: どの採用チャネルが効果的か、選考のどこにボトルネックがあるかといった分析が難しく、勘と経験に頼った採用になりがち。
採用管理システムは、これらの課題を解決するための「採用活動の司令塔」とも言える存在です。応募者情報を自動で集約し、候補者一人ひとりの選考ステータス（例：「書類選考中」「一次面接待ち」「内定」など）をリアルタイムで可視化します。また、面接日程の自動調整、候補者へのメール自動送信、オンラインでの評価シート共有といった機能を活用することで、これまで手作業で行っていた煩雑な業務から採用担当者を解放します。
これにより、採用担当者は候補者とのコミュニケーションや採用戦略の立案といった、より本質的で付加価値の高い「コア業務」に集中できるようになります。これが、採用管理システムが提供する最も基本的な価値です。
採用管理システムが注目される背景
近年、採用管理システムの導入を検討する企業が急増しています。その背景には、日本社会や労働市場が直面する大きな変化があります。
- 労働人口の減少と採用競争の激化
日本の生産年齢人口（15～64歳）は1995年をピークに減少を続けており、多くの業界で深刻な人手不足が発生しています。限られた人材を複数の企業が奪い合う「売り手市場」が常態化し、優秀な人材をいかに早く、確実に見つけ出し、惹きつけるかが企業の持続的成長を左右する重要な経営課題となっています。このような状況下で、非効率な採用活動を行っていると、貴重な候補者を競合他社に奪われてしまうリスクが高まります。 - 採用チャネルの多様化と複雑化
かつては新卒採用なら就職情報サイト、中途採用なら人材紹介会社や求人広告が主流でした。しかし現在では、これらに加えて、企業のウェブサイトで直接応募を受け付ける「自社採用サイト」、SNSを活用した「ソーシャルリクルーティング」、社員の紹介による「リファラル採用」、企業側から候補者に直接アプローチする「ダイレクトリクルーティング」など、採用チャネルは極めて多様化しています。これらの複数のチャネルからの応募者をExcelなどで手動管理するのは限界に達しており、情報を一元化できるATSの必要性が高まっています。 - 候補者体験（Candidate Experience）の重視
売り手市場において、候補者は「選ばれる側」であると同時に「選ぶ側」でもあります。応募から選考、内定に至るまでの過程で候補者が得る体験、すなわち「候補者体験（Candidate Experience）」が、その企業への入社意欲や企業ブランドのイメージを大きく左右します。連絡が遅い、面接の日程調整がスムーズにいかない、面接官によって言うことが違うといったネガティブな体験は、SNSなどを通じて瞬く間に拡散され、企業の評判を損なう原因にもなりかねません。ATSを活用し、迅速で丁寧、かつ一貫性のあるコミュニケーションを提供することは、候補者体験を向上させ、優秀な人材を惹きつける上で不可欠です。 - データドリブンな採用活動への移行
これまでの採用活動は、担当者の勘や経験といった主観的な要素に頼る部分が多くありました。しかし、採用競争が激化する中で、より客観的で効果的な戦略を立てるためには、データに基づいた意思決定、すなわち「データドリブンな採用」が求められます。ATSは、採用活動に関するあらゆるデータを蓄積・分析する基盤となります。「どの求人媒体からの応募者が最も採用に繋がりやすいか」「選考プロセスのどの段階で辞退者が多いのか」「活躍している社員はどのような経歴やスキルを持っているか」といったインサイトをデータから導き出し、採用戦略の継続的な改善（PDCA）を可能にします。
これらの背景から、採用管理システムは単なる業務効率化ツールに留まらず、企業の採用競争力を根本から強化するための戦略的プラットフォームとして、その重要性を増しているのです。
採用管理システム（ATS）の主な機能
採用管理システム（ATS）は、採用活動のあらゆるフェーズをサポートする多彩な機能を備えています。ここでは、多くのATSに共通して搭載されている主要な機能を5つのカテゴリーに分けて、それぞれがどのように採用業務を支援するのかを具体的に解説します。
母集団形成（求人管理・採用サイト作成）
採用活動の第一歩は、自社の求人に興味を持ってくれる候補者の集団、すなわち「母集団」を形成することです。ATSは、この母集団形成を効率的かつ効果的に行うための機能を備えています。
- 求人媒体との連携・一括出稿:
複数の大手求人サイトや専門特化型サイトと連携し、ATS上で作成した求人情報をワンクリックで各媒体に一括掲載できます。媒体ごとにログインして同じ内容を入力する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。また、各媒体からの応募者情報も自動的にATSに取り込まれるため、応募窓口の一元化が可能です。 - 自社採用サイト（キャリアページ）作成:
プログラミングの知識がなくても、テンプレートを使って簡単に見栄えの良い自社採用サイトを作成できる機能です。募集要項の掲載はもちろん、社員インタビューや企業文化を発信するコンテンツを自由に作成・更新できます。自社採用サイト経由の応募は、採用コストを抑えられるだけでなく、企業への関心が高い優秀な人材を獲得しやすいというメリットがあります。 - ソーシャルリクルーティング支援:
作成した求人情報をFacebookやX（旧Twitter）、LinkedInなどのSNSで簡単にシェアする機能です。SNSを通じて情報を拡散し、潜在的な候補者層へアプローチできます。 - リファラル採用（社員紹介）支援:
社員が知人・友人を紹介しやすくなるような専用ページを作成したり、紹介プロセスを管理したりする機能です。リファラル採用は、マッチングの精度が高く定着率も良い傾向にあるため、このプロセスをシステム化することで、より多くの社員に協力してもらいやすくなります。
応募者情報の一元管理
多様なチャネルから集まった応募者の情報を、一元的に管理することはATSの最も基本的な機能です。
- 応募者データの自動取り込みとデータベース化:
求人媒体、自社採用サイト、人材紹介会社、リファラルなど、あらゆる経路からの応募者情報を自動でATSに取り込み、統一されたフォーマットでデータベース化します。氏名や連絡先、学歴、職歴といった基本情報から、履歴書、職務経歴書、ポートフォリオといった添付ファイルまで、候補者に関する全ての情報が一つの画面で確認できます。 - タレントプールの構築:
過去に応募があったものの、その時点では採用に至らなかった優秀な候補者の情報を「タレントプール」として蓄積しておく機能です。新たなポジションが生まれた際に、このタレントプールから適切な候補者を検索し、再アプローチすることで、効率的な採用が可能になります。これは、採用活動を「点」ではなく「線」で捉え、企業と候補者の長期的な関係を築く上で非常に重要です。 - 重複応募の自動検知:
同じ候補者が異なるチャネルから重複して応募してきた場合に、自動で検知し名寄せする機能です。これにより、同一人物に別々の担当者が対応してしまうといった混乱を防ぎます。
選考プロセスの管理（日程調整・評価）
応募者情報の管理の次は、煩雑になりがちな選考プロセスの管理です。ATSは、このフェーズにおける採用担当者と面接官の負担を劇的に軽減します。
- 選考ステータスの可視化:
「書類選考中」「一次面接調整中」「最終面接結果待ち」など、候補者一人ひとりの選考状況をカンバン方式などで視覚的に管理できます。誰がどの段階にいるのかが一目瞭然となり、対応漏れや選考の滞留を防ぎます。 - 面接日程の自動調整:
採用担当者や面接官のGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、空いている日時を自動で抽出して候補者に提示します。候補者は提示された候補の中から都合の良い日時を選ぶだけで面接日程が確定するため、何度もメールで往復する手間がなくなります。これは、候補者体験の向上にも直結する人気の機能です。 - Web面接ツールとの連携:
ZoomやGoogle MeetなどのWeb面接ツールと連携し、面接日程が確定すると同時にWeb面接のURLを自動で発行・通知する機能です。 - 評価シートの共有と管理:
面接官ごとに評価基準がバラバラになるのを防ぐため、システム上で統一された評価シートを作成・共有できます。面接官は面接後にシステム上で評価を入力し、他の面接官や採用担当者はその内容をリアルタイムで確認できます。評価データが蓄積されることで、面接官ごとの評価の傾向を分析したり、評価基準のブラッシュアップに役立てたりすることも可能です。
内定者フォロー
優秀な人材を確保するためには、内定を出してから入社するまでの期間のフォローが極めて重要です。多くの候補者は複数の企業から内定を得ており、この期間のコミュニケーションが最終的な入社意思決定に大きな影響を与えます。
- 内定者専用サイト（マイページ）の提供:
内定者だけがアクセスできる専用サイトを作成し、入社までの不安を解消するための情報を提供します。例えば、先輩社員の紹介、社内イベントの様子、業務内容の詳細、各種手続きの案内などを掲載できます。 - コミュニケーションの活性化:
内定者への定期的なメールマガジンの配信や、チャット機能を通じた個別コミュニケーションを円滑に行う機能です。これにより、内定者のエンゲージメントを維持し、内定ブルーや辞退を防ぎます。 - 手続きのオンライン化:
内定承諾書や雇用契約書、その他入社に必要な書類の提出などをオンラインで完結させる機能です。ペーパーレス化を進め、内定者と人事担当者双方の負担を軽減します。
採用活動の分析・レポーティング
ATSの導入は、採用活動を「データドリブン」に変えるための強力な武器となります。蓄積されたデータを分析し、改善に繋げるためのレポーティング機能は非常に重要です。
- 採用チャネル別効果測定:
どの求人媒体や人材紹介会社から何人の応募があり、そのうち何人が面接に進み、何人が内定・入社に至ったのかを自動で集計・分析します。各チャネルの費用対効果（ROI）を可視化し、次回の採用活動における予算配分の最適化に役立ちます。 - 選考プロセス分析（歩留まり分析）:
「書類選考→一次面接」「一次面接→最終面接」といった各選考ステップ間の通過率（歩留まり率）を分析します。特定のステップで通過率が極端に低い場合、そのプロセスに何らかの課題（例：書類選考の基準が厳しすぎる、面接での魅力付けが不足しているなど）があると特定し、改善策を講じることができます。 - ダッシュボード機能:
これらの重要な指標（KPI）をグラフやチャートで視覚的に表示するダッシュボード機能です。採用活動の全体像や進捗状況をリアルタイムで把握し、経営層への報告資料としても活用できます。
これらの機能を組み合わせることで、ATSは採用活動のあらゆる側面をサポートし、より戦略的で質の高い採用を実現します。
採用管理システム（ATS）を導入する4つのメリット
採用管理システム（ATS）を導入することは、企業に多くの恩恵をもたらします。単なる業務効率化に留まらない、戦略的なメリットについて4つの観点から詳しく解説します。
① 採用業務の効率化と担当者の負担軽減
これがATS導入における最も直接的で分かりやすいメリットです。前述の機能紹介でも触れた通り、ATSは採用プロセスの多くの手作業を自動化します。
- 定型業務からの解放: 応募者情報の入力、候補者への定型メール（応募受付、面接案内、合否連絡など）の送信、面接日程の調整といった、時間を要するものの付加価値の低い「ノンコア業務」をシステムが代行します。これにより、採用担当者は大幅に時間を節約できます。
- コア業務への集中: 創出された時間を使って、採用担当者はより戦略的な「コア業務」に集中できるようになります。例えば、候補者一人ひとりと丁寧に向き合う時間を増やして動機付けを行ったり、現場の部署と連携して採用要件を深くすり合わせたり、採用市場の動向を分析して新たな採用戦略を立案したりすることが可能です。担当者の仕事の質を高めることが、結果的に採用の質を高めることに繋がります。
- 情報共有の円滑化: 採用に関する全ての情報がATSに集約されるため、担当者、面接官、役員など、関係者全員が常に最新の状況をリアルタイムで共有できます。「あの候補者の状況はどうなってる？」といった確認のためのコミュニケーションコストが削減され、意思決定のスピードが向上します。
ある架空の中小企業では、これまで採用担当者が毎日数時間を費やしていた日程調整とメール連絡の業務が、ATS導入によってほぼ自動化されました。その結果、採用担当者は新たにダイレクトリクルーティングに取り組む時間を確保でき、これまで出会えなかった優秀なエンジニアの採用に成功した、といったシナリオが考えられます。
② 採用の質向上とミスマッチ防止
ATSは、採用活動の「量」だけでなく「質」の向上にも大きく貢献します。
- 選考基準の統一と客観性の担保: ATS上で評価シートの項目や基準を標準化することで、面接官による評価のバラつきを抑えることができます。面接官の主観や印象だけでなく、定義された評価基準に沿って客観的な評価が行われるようになるため、選考の公平性と精度が向上します。これにより、「面接官との相性だけで合否が決まる」といった事態を防ぎます。
- データに基づく人材要件の定義: ATSに蓄積された過去の応募者データや、入社後に高いパフォーマンスを発揮している社員の選考時のデータを分析することで、「自社で活躍する人材」に共通する傾向（スキル、経験、価値観など）を明らかにできます。このデータに基づいたペルソナ（理想の人物像）を基に採用要件を定義することで、感覚に頼らない、より精度の高い母集団形成や選考が可能になります。
- 候補者体験の向上による辞退防止: 迅速なレスポンス、スムーズな日程調整、一貫性のあるコミュニケーションは、候補者に「この会社は組織としてしっかりしている」「候補者を大切に扱ってくれる」というポジティブな印象を与えます。この優れた候補者体験が、競合他社との差別化要因となり、優秀な人材の選考辞退や内定辞退を防ぐ上で極めて重要な役割を果たします。結果として、採用のミスマッチも減少し、入社後の定着率向上にも繋がります。
③ 採用ノウハウの蓄積とデータ活用
採用活動は属人化しやすく、担当者の異動や退職によって、それまで培ってきたノウハウが失われてしまうケースが少なくありません。ATSは、この問題を解決し、採用活動を組織の資産に変えます。
- 採用活動の可視化と資産化: どのような経路で応募があり、どのような評価を経て採用に至ったのか、あるいは不採用になったのか。その一連のプロセスと関連情報（履歴書、評価コメント、コミュニケーション履歴など）が全てATS内に記録として残ります。これは、個人の頭の中にしかなかった暗黙知を、誰もが参照できる形式知に変えるプロセスです。後任の担当者は、過去の記録を参照することで、スムーズに業務を引き継ぎ、過去の成功・失敗事例から学ぶことができます。
- 継続的なプロセス改善（PDCA）: 「採用活動の分析・レポーティング」機能で解説した通り、ATSは採用活動のボトルネックを特定するための強力なツールです。例えば、「チャネル別効果測定」で費用対効果の低い求人媒体を特定し、広告費の配分を見直す。「歩留まり分析」で一次面接の通過率が低いことが分かれば、面接官へのトレーニングを実施する。このように、データという客観的な根拠に基づいて継続的に採用プロセスを改善していくPDCAサイクルを回すことが可能になります。
- 経営層への説明責任: データに基づいたレポートは、経営層に対して採用活動の成果や課題を客観的に説明する際の強力な武器となります。感覚的な報告ではなく、「今期は〇〇というチャネルに投資した結果、採用単価を△%削減できました」といった具体的な数値で示すことで、説得力が増し、次年度の採用予算の獲得などにも繋がりやすくなります。
④ 採用コストの削減
ATSの導入は、長期的視点で見ると様々な側面から採用コストの削減に繋がります。
- 直接的なコスト削減:
- 広告費の最適化: 効果の高い採用チャネルに予算を集中させ、効果の低いチャネルへの出稿を停止することで、広告費の無駄をなくします。
- 人材紹介手数料の削減: 自社採用サイトやリファラル採用、タレントプールからの採用を強化することで、高額になりがちな人材紹介会社への成功報酬手数料を抑制できます。
- 間接的なコスト削減:
- 工数削減による人件費の抑制: 採用担当者の業務効率化により、残業時間の削減や、場合によっては採用チームの人員構成の最適化に繋がります。
- ミスマッチによる損失の防止: 採用のミスマッチは、早期離職に繋がり、再募集や再教育にかかるコストなど、多大な損失を生み出します。ATSによって採用の質が向上し、定着率が高まることは、最も効果的なコスト削減の一つと言えます。
このように、採用管理システムは単なる業務効率化ツールではなく、採用の質、組織力、そしてコスト効率を向上させる、まさに「戦略的投資」と言えるでしょう。
採用管理システム（ATS）を導入する2つのデメリット
採用管理システム（ATS）は多くのメリットをもたらしますが、導入を検討する際には、そのデメリットや注意点も十分に理解しておく必要があります。ここでは、主に2つの側面からデメリットを解説します。
① 導入・運用コストが発生する
当然のことながら、高機能な採用管理システムの多くは有料であり、導入と運用にはコストが発生します。
- 初期費用: システムによっては、導入時に「初期費用」や「セットアップ費用」がかかる場合があります。これは、アカウントの発行、システムの初期設定、操作トレーニングなどの対価として支払うもので、数万円から数十万円程度が相場です。ただし、近年では初期費用無料のサービスも増えています。
- 月額（年額）利用料: 最も基本的なランニングコストです。料金体系は、後述するように「月額固定制」や「従量課金制」など様々ですが、毎月あるいは毎年、継続的に支払いが発生します。料金は機能や利用規模によって大きく異なり、月額数千円で利用できる手軽なものから、数十万円以上する高機能なものまで幅広く存在します。
- オプション費用: 基本プランに含まれない特定の機能（例：高度な分析機能、特定の求人媒体との連携など）を利用する場合、追加でオプション料金が必要になることがあります。
これらの金銭的コストは、ATS導入によって得られるメリット（業務効率化による人件費削減、採用コストの最適化など）と比較して、費用対効果が見合うかどうかを慎重に判断する必要があります。特に予算が限られている中小企業にとっては、このコストが導入の大きなハードルとなる場合があります。そのため、導入前に「どのくらいの業務時間が削減できるか」「採用単価をいくら下げられるか」といった効果を試算し、投資対効果（ROI）を明確にしておくことが重要です。
② 導入・定着に工数がかかる
コスト面だけでなく、導入から社内に定着させるまでのプロセスには、相応の時間と労力、すなわち「人的コスト」がかかります。
- 選定・導入プロセスにかかる工数:
自社の課題を洗い出し、多数あるATSの中から最適なものを選定する作業は簡単ではありません。各社の資料を取り寄せ、機能を比較し、デモを体験し、見積もりを取る…といった一連のプロセスには、かなりの時間と労力を要します。また、導入決定後も、過去の応募者データの移行や、自社の運用に合わせたシステムの初期設定など、本格稼働までにやるべきことは多岐にわたります。 - 社内への浸透・定着にかかる工数:
ATS導入の成否は、採用担当者だけでなく、現場の面接官や承認者である役員など、関係者全員がスムーズに使いこなせるかどうかにかかっています。新しいツールの導入には、心理的な抵抗感がつきものです。「使い方が分からない」「面倒くさい」「今までのやり方で十分」といった反発が起こることも少なくありません。
これを乗り越えるためには、以下のような地道な努力が必要です。- 操作説明会や研修の実施: 関係者全員を集めて、システムの目的や具体的な操作方法をレクチャーする。
- マニュアルや運用ルールの整備: 誰でも参照できる分かりやすいマニュアルを作成し、「面接評価は24時間以内に入力する」といった具体的な運用ルールを定める。
- 継続的なフォローアップ: 導入後も定期的に利用状況を確認し、つまずいている人がいれば個別にフォローする。
これらの導入・定着に向けた活動を怠ると、せっかく高額な費用を払ってシステムを導入したにもかかわらず、一部の担当者しか使わない「宝の持ち腐れ」状態に陥ってしまう可能性があります。ATS導入は、システムを契約して終わりではなく、それを組織の文化として根付かせるまでがプロジェクトであると認識することが不可欠です。
失敗しない採用管理システム（ATS）の選び方6つのポイント
数多くの採用管理システム（ATS）の中から、自社に最適な一社を見つけ出すのは容易なことではありません。ここでは、導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないために、必ず押さえておきたい6つの選定ポイントを解説します。
① 解決したい採用課題は明確か
これが最も重要かつ、全ての選定プロセスの出発点となります。「流行っているから」「他社が導入しているから」といった理由で導入しても、まず成功しません。まずは、自社の採用活動における現状の課題を具体的かつ明確に言語化することが不可欠です。
- 課題の洗い出し: 採用担当者だけでなく、現場の面接官や経営層にもヒアリングを行い、様々な視点から課題を洗い出しましょう。
- （例1）「複数の求人媒体からの応募者管理がExcelで限界。対応漏れや二重対応が発生している」
- （例2）「候補者との面接日程調整に時間がかかりすぎ、選考スピードが遅く、候補者辞退の原因になっている」
- （例3）「どの採用チャネルが本当に効果的なのかデータがなく、広告費を感覚で使ってしまっている」
- （例4）「内定を出しても、入社までの間に辞退されてしまうケースが多い」
- （例5）「担当者が辞めたら、採用のノウハウが全て失われてしまう状況が不安」
- 優先順位付け: 洗い出した課題の中から、最も解決インパクトが大きいもの、最も緊急性が高いものは何か、優先順位をつけます。この「最優先で解決したい課題」が、ATSに求めるべき機能の軸となります。例えば、課題が「日程調整の非効率」であれば、カレンダー連携や自動調整機能が優れたシステムが候補になります。課題が「データ分析」であれば、レポーティング機能が充実したシステムを選ぶべきです。
② 自社の採用形態（新卒・中途・アルバイト）に対応しているか
企業の採用活動は、新卒一括採用、通年の中途採用、店舗ごとのアルバイト・パート採用など、対象によってプロセスや管理方法が大きく異なります。ATSも、それぞれの採用形態に特化したものや、全てをカバーできる汎用的なものが存在します。
- 新卒採用: 数千〜数万人規模の応募者を管理する必要があるため、大量のデータを高速に処理できる安定性が求められます。また、説明会やインターンシップの予約管理機能、学生とのコミュニケーションを一元化するマイページ機能、複雑な選考フローを管理できる機能などが重要になります。
- 中途採用: 即戦力を求めることが多く、一人ひとりの候補者と密なコミュニケーションを取ることが重要です。人材紹介会社（エージェント）との連携機能、企業側からアプローチするダイレクトリクルーティング機能、候補者とのやり取りを記録する機能などが重視されます。
- アルバイト・パート採用: 複数店舗で同時に募集を行うケースが多く、応募から面接、採用までのスピードが求められます。応募があった際に店長へ自動で通知が飛ぶ機能、スマートフォンで完結する手軽な応募フォーム、Web面接機能、シフト管理システムとの連携機能などがあると便利です。
自社の採用活動の中心はどれか、あるいは複数の採用形態を一つのシステムで管理したいのかを明確にし、それぞれの要件を満たすATSを選ぶことが重要です。
③ 必要な機能が過不足なく搭載されているか
課題と採用形態が明確になったら、それを解決するために具体的にどのような機能が必要かをリストアップします。この時、「Must-have（絶対に必要不可欠な機能）」と「Nice-to-have（あれば嬉しいが、なくても何とかなる機能）」を区別することがポイントです。
多機能なシステムは一見魅力的に見えますが、使わない機能が多ければ、その分コストが無駄になってしまいます。逆に、コストを重視するあまり、必須の機能が欠けていては、導入目的を達成できません。
例えば、「日程調整の自動化」と「応募者情報の一元管理」はMust-haveだが、「リファラル採用支援機能」は当面使わないのでNice-to-have、といったように整理します。この要件リストを基に各システムを比較することで、自社にとってコストと機能のバランスが最も良い「過不足のない」システムを見つけやすくなります。
④ 誰でも直感的に操作できるか
ATSを日常的に利用するのは、人事担当者だけではありません。現場の部門長や社員が面接官として評価を入力したり、役員が最終承認を行ったりと、様々な立場の人が関わります。特に、ITツールに不慣れな人がいる可能性を考慮すると、操作性の高さは極めて重要です。
- UI（ユーザーインターフェース）の分かりやすさ: 画面のレイアウトは直感的か。専門用語が多すぎないか。目的の操作にたどり着くまでのクリック数は少ないか。
- UX（ユーザーエクスペリエンス）の快適さ: ページの表示速度は速いか。入力はスムーズに行えるか。ストレスなく使えるか。
これらの操作性は、カタログやウェブサイトを見ているだけでは完全には分かりません。後述する無料トライアルやデモンストレーションを必ず利用し、実際にシステムに触れてみることが不可欠です。その際は、人事担当者だけでなく、実際に面接官となる予定の社員にも試してもらい、フィードバックをもらうと良いでしょう。「これなら自分でも使えそう」という感覚が、導入後のスムーズな定着に繋がります。
⑤ 既存システムと連携できるか
ATSは単体で完結するものではなく、企業がすでに利用している他の様々なツールと連携することで、その真価を最大限に発揮します。
- カレンダーツール: Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど、社内で標準利用しているカレンダーと連携できなければ、面接日程調整の自動化は実現しません。
- Web会議ツール: Zoom, Google Meet, Microsoft Teamsなどと連携できれば、面接URLの自動発行が可能になります。
- コミュニケーションツール: Slack, Microsoft Teams, Chatworkなどと連携できれば、応募があった際の通知や、社内での選考に関するやり取りがスムーズになります。
- 労務管理システム: freee人事労務、SmartHRなどと連携できれば、採用が決定した候補者の情報をシームレスに労務システムに登録でき、入社手続きの手間を大幅に削減できます。
- その他: タレントマネジメントシステム、適性検査ツールなど。
自社で利用中のツールと連携可能かどうか、特にAPI連携に対応しているかを事前に確認しましょう。連携ができないと、システム間で情報を手作業で転記する必要が生じ、かえって業務が非効率になる「サイロ化」を招く恐れがあります。
⑥ サポート体制やセキュリティは万全か
最後に、安心してシステムを使い続けるための基盤となる、サポート体制とセキュリティも重要な選定基準です。
- サポート体制:
- 導入時のサポート：初期設定やデータ移行などを支援してくれるか。
- 運用中のサポート：操作方法が分からない時やトラブルが発生した際に、どのような方法（電話、メール、チャットなど）で、どのくらいの時間帯（平日日中のみ、24時間365日など）で問い合わせに対応してくれるか。FAQやオンラインマニュアルは充実しているか。
- セキュリティ:
ATSは、応募者の氏名、住所、経歴といった機微な個人情報を大量に扱います。万が一、情報漏洩が発生すれば、企業の社会的信用は失墜します。- 第三者認証の取得状況: プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（ISO/IEC 27001）認証といった、情報セキュリティに関する客観的な認証を取得しているかは、信頼性を判断する上での重要な指標です。
- セキュリティ対策: 通信の暗号化（SSL/TLS）、IPアドレスによるアクセス制限、データのバックアップ体制など、具体的なセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。
これらの6つのポイントを総合的に評価し、自社の未来の採用活動を共に創っていくパートナーとして、最もふさわしいATSを選びましょう。
【比較一覧表】おすすめ採用管理システム（ATS）
以下に、本記事で紹介する主要な採用管理システム（ATS）の特徴を一覧表にまとめました。各システムの詳細については、次の章で解説します。
| システム名 | 主な特徴 | 対応する採用形態 | 料金体系 | 無料トライアル |
|---|---|---|---|---|
| HRMOS採用 | 人材DB活用、AIによる書類選考アシスト機能 | 新卒・中途 | 要問い合わせ | あり |
| HERP Hire | スクラム採用、Slack等との連携で現場を巻き込む | 中途 | 要問い合わせ | あり |
| sonar ATS | 新卒・中途を一元管理、LINE連携、採用フローの自動化 | 新卒・中途 | 要問い合わせ | あり |
| i-web | 新卒採用に特化、大規模選考対応、マイページ機能が充実 | 新卒 | 要問い合わせ | なし |
| ジョブカン採用管理 | 機能とコストのバランス、シンプルな操作性 | 新卒・中途・アルバイト | 月額8,500円～ | あり（30日間） |
| engage | 無料で求人掲載・採用サイト作成・応募者管理が可能 | 中途・アルバイト | 無料～ | – |
| リクナビHRTech 採用管理 | 応募者対応を自動化、面接担当者の負担軽減 | 中途・アルバイト | 要問い合わせ | あり |
| HITO-Manager | アルバイト・パート採用に特化、複数店舗の一元管理 | アルバイト・パート | 要問い合わせ | あり |
| MyRefer | リファラル採用に特化、社員の紹介活動を促進・可視化 | 新卒・中途 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| JobSuite CAREER | 中途採用向け、人材紹介会社との連携に強み | 中途 | 要問い合わせ | あり |
| JobSuite FRESHERS | 新卒採用向け、i-webの姉妹製品で中堅・中小企業向け | 新卒 | 要問い合わせ | あり |
| TalentCloud | タレントプール構築、候補者との関係構築に強み | 新卒・中途 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| SOKUHIRE | 録画・ライブのWeb面接に特化、選考の高速化 | 新卒・中途・アルバイト | 月額29,800円～ | あり（14日間） |
| Workable | 世界中で利用されるグローバルATS、豊富な連携先 | 中途 | 月額$149～ | あり（15日間） |
| Greenhouse | データドリブン採用、構造化面接を支援、外資・IT系に人気 | 新卒・中途 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| SmartRecruiters | 大企業向け、採用から入社後までをカバーするスイート製品 | 新卒・中途 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| Breezy HR | シンプルで使いやすいUI、中小企業向け | 中途 | 無料～ | あり |
| Zoho Recruit | 採用管理と人材派遣管理の両方に対応 | 中途 | 無料～ | あり（15日間） |
| Talentio | シンプルな機能とデザイン、スタートアップ向け | 中途 | 月額20,000円～ | あり（14日間） |
| HR PRIME | 中途採用特化、Indeed等との連携、シンプルな操作性 | 中途 | 月額30,000円～ | あり |
| quicken | AIによる自動書類選考、面接官の負担軽減 | 新卒・中途 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| ENTRY FINDER | アルバイト・パート採用特化、採用サイト作成、SMS連絡 | アルバイト・パート | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| MOCHICA | LINEを活用したコミュニケーションで歩留まり改善 | 新卒・アルバイト | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| RPM | 派遣・紹介会社向け、求人・スタッフ・顧客を一元管理 | 派遣・紹介 | 要問い合わせ | あり |
| GoQ採用管理 | 中小企業向け、低コスト、シンプルな機能 | 中途・アルバイト | 月額9,800円～ | あり（14日間） |
※料金やプランは2024年5月時点の公式サイト情報を基にしており、変更される可能性があります。正確な情報は各公式サイトでご確認ください。
【2024年最新】おすすめ採用管理システム（ATS）25選
ここでは、数ある採用管理システムの中から、特に評価の高いおすすめの25サービスをピックアップし、それぞれの特徴を解説します。
① HRMOS採用
ビズリーチが提供する採用管理システム。「スカウト媒体」と「採用管理システム」が一体化しているのが最大の特徴で、人材データベースを活用した戦略的な採用活動が可能です。AIが候補者のレジュメを解析し、自社とのマッチ度を判定する機能も搭載。
参照：株式会社ビズリーチ「HRMOS採用」公式サイト
② HERP Hire
「スクラム採用」をコンセプトに掲げ、人事だけでなく現場社員も巻き込んだ採用活動を推進するATSです。SlackやChatworkとの強力な連携機能により、応募者情報の共有や選考に関する議論を普段使っているチャットツール上で完結できます。IT・Web業界で特に高い支持を得ています。
参照：株式会社HERP「HERP Hire」公式サイト
③ sonar ATS
新卒採用と中途採用の応募者情報を一つのデータベースで管理し、採用活動全体を可視化できるのが特徴です。LINEとの連携機能や、特定の条件を満たした候補者に対して次のアクションを自動で実行する「自動化機能」が強力で、採用担当者の工数を大幅に削減します。
参照：Thinkings株式会社「sonar ATS」公式サイト
④ i-web
株式会社ヒューマネージが提供する、新卒採用に特化したATSのパイオニア的存在です。大手企業を中心に圧倒的な導入実績を誇り、数万人規模の大規模なエントリー管理や複雑な選考フローにも耐えうる安定性と機能性を備えています。
参照：株式会社ヒューマネージ「i-web」公式サイト
⑤ ジョブカン採用管理
「ジョブカン」シリーズの一つで、シンプルな操作性とコストパフォーマンスの高さが魅力です。月額8,500円からという低価格で、候補者管理、求人サイト作成、進捗管理など基本的な機能を網羅。採用管理をこれから始める企業や、コストを抑えたい中小企業におすすめです。
参照：株式会社Donuts「ジョブカン採用管理」公式サイト
⑥ engage
エン・ジャパン株式会社が運営する、無料で利用できる採用支援ツールです。求人掲載、自社採用ページの作成、応募者管理、DM（ダイレクトメッセージ）送信まで、基本的な機能が全て無料で利用できます。まずはコストをかけずにATSを試してみたい場合に最適です。
参照：エン・ジャパン株式会社「engage」公式サイト
⑦ リクナビHRTech 採用管理
リクルートが提供するATSで、特に応募者対応の自動化に強みを持ちます。応募受付から面接日程の調整、リマインド連絡までを自動化し、採用担当者や面接官の負担を軽減します。候補者体験の向上にも繋がります。
参照：株式会社リクルート「リクナビHRTech 採用管理」公式サイト
⑧ HITO-Manager
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供する、アルバイト・パート採用に特化したATSです。全国に多数の店舗を持つチェーン店などでの導入実績が豊富で、複数拠点の求人情報や応募者を本部で一元管理できます。
参照：パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社「HITO-Manager」公式サイト
⑨ MyRefer
リファラル採用（社員紹介制度）に特化したクラウドサービスです。社員がスマートフォンアプリから手軽に友人・知人を紹介できる仕組みを提供し、紹介状況やインセンティブの管理を一元化します。リファラル採用を活性化させたい企業に適しています。
参照：株式会社MyRefer「MyRefer」公式サイト
⑩ JobSuite CAREER
株式会社ステラスが提供する、中途採用に特化したATSです。特に人材紹介会社（エージェント）との連携機能が充実しており、エージェントからの候補者推薦や選考状況の共有をシステム上でスムーズに行えます。
参照：株式会社ステラス「JobSuite CAREER」公式サイト
⑪ JobSuite FRESHERS
JobSuite CAREERの姉妹製品で、こちらは新卒採用向けに設計されています。大手向けの「i-web」に比べて、より中堅・中小企業のニーズに合わせた機能と価格設定が特徴です。直感的な操作性にも定評があります。
参照：株式会社ステラス「JobSuite FRESHERS」公式サイト
⑫ TalentCloud
候補者との中長期的な関係構築を支援する「タレントプール」機能に強みを持つ採用マーケティングツールです。今すぐの採用ニーズがなくとも、優秀な人材と繋がりを持ち続け、適切なタイミングでアプローチすることを可能にします。
参照：株式会社TalentCloud「TalentCloud」公式サイト
⑬ SOKUHIRE
採用面接のDXを推進するWeb面接特化型のシステムです。候補者が都合の良い時に質問に答える様子を録画する「録画選考」と、リアルタイムの「ライブ面接」の両方に対応。選考のスピードアップと効率化を実現します。
参照：株式会社SOKUDAN「SOKUHIRE」公式サイト
⑭ Workable
世界100カ国以上、20,000社以上で利用されているグローバルなATSです。70以上の言語に対応し、200以上の求人サイトと連携可能。外資系企業や、海外での採用活動を行う企業に適しています。
参照：Workable Software Limited「Workable」公式サイト
⑮ Greenhouse
データに基づいた、より公平で効果的な採用プロセス（構造化採用）の構築を支援するATSです。外資系企業や国内のメガベンチャーなどで導入が進んでいます。詳細なデータ分析機能や、カスタマイズ性の高さが特徴です。
参照：Greenhouse Software, Inc.「Greenhouse」公式サイト
⑯ SmartRecruiters
採用から入社後の活躍までを支援する「タレントアクイジションスイート」を標榜する、大企業向けの統合プラットフォームです。採用管理だけでなく、CRM（候補者関係管理）やマーケティング機能も備えています。
参照：SmartRecruiters Inc.「SmartRecruiters」公式サイト
⑰ Breezy HR
モダンで直感的なインターフェースが特徴のATSです。カンバン方式でのパイプライン管理が分かりやすく、チームでのコラボレーションを促進します。無料プランも用意されており、小規模なチームでも手軽に始められます。
参照：Breezy HR, Inc.「Breezy HR」公式サイト
⑱ Zoho Recruit
営業支援ツール（SFA/CRM）で有名なZohoが提供する採用管理ツールです。採用業務を行う一般企業向けの機能と、人材紹介・派遣会社向けの機能の両方を備えているのが特徴。他のZohoサービスとの連携もスムーズです。
参照：ゾーホージャパン株式会社「Zoho Recruit」公式サイト
⑲ Talentio
スタートアップや中小企業向けに、シンプルさと使いやすさを追求したATSです。必要十分な機能に絞り込むことで、手頃な価格を実現しています。洗練されたデザインで、ITツールに不慣れな人でも直感的に操作できます。
参照：株式会社タレンティオ「Talentio」公式サイト
⑳ HR PRIME
Indeedとの連携に強みを持つ、中途採用特化型のATSです。Indeedの応募者データを自動で取り込み、管理の手間を削減します。シンプルで分かりやすい料金体系と操作性が魅力です。
参照：株式会社HR Prime「HR PRIME」公式サイト
㉑ quicken
AIを活用して書類選考を自動化するサービスです。過去の合否データをAIに学習させることで、自社の基準に合った候補者を自動で判定します。採用担当者や面接官が、より重要な業務に集中できるよう支援します。
参照：株式会社クイッケン「quicken」公式サイト
㉒ ENTRY FINDER
アルバイト・パート採用に特化したシステムです。オリジナルの採用サイトを簡単に作成でき、応募者とはSMS（ショートメッセージ）で手軽に連絡を取ることができます。採用単価を抑えたい多店舗展開の企業などに適しています。
参照：株式会社マイナビ「ENTRY FINDER」公式サイト
㉓ MOCHICA
LINEと連携し、候補者とのコミュニケーションをLINE上で行うことに特化したツールです。メールよりも開封率・返信率の高いLINEを活用することで、選考途中の離脱（歩留まり）を改善し、内定承諾率の向上を目指します。
参照：株式会社ネオキャリア「MOCHICA」公式サイト
㉔ RPM
人材派遣会社や人材紹介会社向けの業務管理システムです。求人管理、スタッフ管理、顧客管理、契約・請求管理など、人材ビジネスに必要な機能を一元的に管理できます。
参照：株式会社アール・アイ・シー「RPM」公式サイト
㉕ GoQ採用管理
月額9,800円から利用できる、低コストが魅力の採用管理システムです。中小企業向けに機能を絞り込み、シンプルで分かりやすい操作性を実現。コストを抑えつつ、Excel管理から脱却したい企業におすすめです。
参照：株式会社GoQSystem「GoQ採用管理」公式サイト
【採用形態別】おすすめの採用管理システム
25選でご紹介したシステムを、主な採用ターゲット別に再整理しました。自社の採用活動の中心に合わせて、最適なシステム群をチェックしてみてください。
新卒採用に強いシステム
新卒採用では、大規模な応募者の管理、説明会などのイベント管理、学生との継続的なコミュニケーションが重要になります。
- i-web: 大手企業向け。業界標準ともいえる圧倒的な実績と安定性。
- sonar ATS: 新卒と中途の一元管理が可能。LINE連携や自動化機能が強力。
- JobSuite FRESHERS: 中堅・中小企業向け。i-webのノウハウを活かした使いやすさ。
- MOCHICA: LINEを活用したコミュニケーションで、学生との繋がりを強化し、辞退を防ぐ。
これらのシステムは、マイページ機能、エントリーシートのオンライン受付、説明会の予約管理など、新卒採用特有の複雑なプロセスを効率化する機能が充実しています。特に数千人単位の応募者を扱う企業にとっては、これらの特化型システムの導入が不可欠と言えるでしょう。
中途採用に強いシステム
中途採用では、多様な採用チャネルの管理、人材紹介会社との連携、そして候補者一人ひとりへの的確なアプローチが求められます。
- HERP Hire: 現場巻き込み型のスクラム採用を推進。IT・Web系に強い。
- HRMOS採用: ビズリーチとの連携で、ダイレクトリクルーティングに強み。
- JobSuite CAREER: 人材紹介会社（エージェント）との連携機能が豊富。
- Talentio: スタートアップ向け。シンプルで直感的な操作性。
- Greenhouse: データドリブンな構造化採用を支援。外資・メガベンチャーに人気。
これらのシステムは、人材紹介会社やダイレクトリクルーティング媒体との連携、タレントプールの構築・活用といった、即戦力人材を獲得するための戦略的な機能に優れています。通年採用を行う企業や、専門職の採用に力を入れている企業におすすめです。
アルバイト・パート採用に強いシステム
アルバイト・パート採用では、応募から採用までのスピード、複数店舗の管理、応募者との手軽なコミュニケーションが鍵となります。
- HITO-Manager: アルバイト・パート採用の決定版。多店舗管理に圧倒的な強み。
- ジョブカン採用管理: 低コストで始められ、アルバイト採用にも十分な機能を搭載。
- engage: 無料で求人掲載から管理まで可能。コストをかけずに始めたい場合に最適。
- ENTRY FINDER: 採用サイト作成からSMSでの連絡まで、アルバイト採用に特化した機能。
これらのシステムは、応募があった際にスマートフォンのアプリで通知を受け取れたり、SMSやLINEで気軽に連絡が取れたりと、スピーディーな対応を可能にする機能が特徴です。飲食業や小売業など、多数の店舗で頻繁に募集を行う業態では、導入効果を大きく感じられるでしょう。
採用管理システム（ATS）の料金体系と費用相場
採用管理システムを導入する上で、コストは最も気になるポイントの一つです。ここでは、一般的な料金体系と、費用の目安について解説します。
料金体系の種類
ATSの料金体系は、主に「月額固定制」と「従量課金制」の2つに大別されます。
月額固定制
毎月（または毎年）決まった額の利用料金を支払う方式です。利用できる機能の範囲によって、複数の料金プラン（例：ライト、スタンダード、プロ）が用意されていることが一般的です。
- メリット: 毎月のコストが一定なため、予算計画が立てやすいのが最大の利点です。応募者数や採用人数が増えても追加料金は発生しないため、採用活動が活発な企業でも安心して利用できます。
- デメリット: 利用頻度が少ない月でも、固定で料金が発生します。
- 向いている企業: 継続的に一定数以上の採用活動を行っている企業。
従量課金制
利用した分だけ料金を支払う方式です。課金の対象となる指標はシステムによって異なり、「登録した候補者数」「アクティブな求人数」「利用する拠点数」などが基準となります。
- メリット: 利用量が少ない時期は、コストを低く抑えることができます。採用活動の頻度に波がある企業にとっては、無駄な支出を減らせる合理的なプランです。
- デメリット: 採用活動が活発になり、応募者数が急増した場合などに、想定以上にコストがかさむ可能性があります。予算が立てにくい側面もあります。
- 向いている企業: 採用の繁忙期と閑散期の差が激しい企業、不定期にしか採用を行わない企業。
このほか、採用が決定した時点で費用が発生する「成功報酬型」のモデルもありますが、これは主に求人媒体の機能に近いものと言えます。
費用の目安
ATSの費用は、機能やサポート体制、対象とする企業規模によって大きく異なります。ここでは、大まかな相場観を掴むための目安をご紹介します。
初期費用
- 相場: 0円 〜 30万円程度
導入時のアカウント設定やデータ移行、導入コンサルティングなどにかかる費用です。近年は競争の激化から初期費用無料のサービスが増加傾向にあります。高機能なシステムや、手厚い導入サポートを売りにしているシステムでは、数十万円の初期費用が必要になる場合もあります。
月額費用
月額費用は、大きく3つの価格帯に分けることができます。
- 低価格帯（無料 〜 月額3万円程度）
- 特徴: engageのように無料で利用できるものや、月額数千円〜3万円程度で基本的な機能が使えるプランです。機能は応募者管理や簡単な進捗管理などに絞られていることが多いですが、Excel管理からの脱却を目指す第一歩としては十分です。
- 主な対象: 採用人数が少ない中小企業、スタートアップ、まずはATSを試してみたい企業。
- 代表的なシステム: engage, ジョブカン採用管理, GoQ採用管理など。
- 中価格帯（月額3万円 〜 10万円程度）
- 特徴: 最も多くのATSがひしめくボリュームゾーンです。応募者管理に加え、日程調整の自動化、各種ツールとの連携、基本的な分析機能など、採用活動を効率化・高度化するための機能が一通り揃っています。
- 主な対象: ほとんどの中小企業〜中堅企業。
- 代表的なシステム: HERP Hire, Talentio, HR PRIMEなど（※多くが要問い合わせのため推定）。
- 高価格帯（月額10万円以上）
- 特徴: 大企業での利用を想定した高機能なプランです。新卒・中途・アルバイトなど全ての採用形態を一元管理できたり、高度なデータ分析機能、強固なセキュリティ、専任担当者による手厚いカスタマーサポートなどが提供されたりします。カスタマイズ性が高いのも特徴です。
- 主な対象: 大企業、採用活動が非常に複雑な企業。
- 代表的なシステム: HRMOS採用, sonar ATS, i-web, Greenhouseなど（※多くが要問い合わせのため推定）。
これらの費用はあくまで目安であり、自社の従業員規模や採用計画、必要な機能によって大きく変動します。必ず複数のシステムから見積もりを取り、比較検討することが重要です。
採用管理システム（ATS）導入までの5ステップ
自社に最適なATSを選び、スムーズに導入・定着させるためには、計画的なプロセスが不可欠です。ここでは、導入決定から本格稼働までの流れを5つのステップに分けて解説します。
① 課題の洗い出しと導入目的の明確化
「選び方」のポイントでも触れましたが、これが全ての始まりです。
- 現状分析: 現在の採用プロセスをフローチャートなどで可視化し、どこに時間がかかっているか（ボトルネック）、どこでミスが発生しやすいか、何が属人化しているかを洗い出します。
- 関係者へのヒアリング: 採用担当者だけでなく、面接官、経営層など、採用に関わる全ての人から意見を聞き、課題を共有します。
- 目的の設定: 洗い出した課題の中から、「何を解決するためにATSを導入するのか」という目的を明確に設定します。例えば、「日程調整にかかる工数を80%削減する」「選考辞退率を10%改善する」といった、できるだけ具体的な数値目標（KPI）を立てることが理想です。この目的が、後のシステム選定や効果測定の際の判断基準となります。
② 必要な機能の洗い出しと要件定義
設定した目的を達成するために、システムにどのような機能が必要かを具体的に定義します。
- 機能リストの作成: 「応募者情報の一元管理」「カレンダー連携による日程調整自動化」「Web面接ツール連携」「採用チャネル別効果分析」など、必要な機能をリストアップします。
- 優先順位付け: リストアップした機能に優先順位をつけます。「Must-have（必須要件）」と「Nice-to-have（希望要件）」に分けることで、比較検討がしやすくなります。
- 非機能要件の定義: 機能面だけでなく、セキュリティ要件（Pマーク取得など）、サポート体制、既存システムとの連携可否といった「非機能要件」も忘れずに定義しておきましょう。
③ 予算の策定
システム導入にかかる費用を算出し、社内での承認を得ます。
- コストの洗い出し: 初期費用と月額（年額）費用を、複数の価格帯のシステムを参考にしながら試算します。
- 費用対効果（ROI）の提示: なぜその予算が必要なのかを説明するために、「導入によって〇〇時間の工数が削減でき、人件費換算で年間△△万円のコスト削減効果が見込める」といった費用対効果のシミュレーションを作成し、経営層に提示します。
- 予算確保: 策定した予算について、社内の決裁プロセスを経て承認を得ます。
④ 複数システムの比較検討
予算の範囲内で、要件定義を満たすシステムを2〜3社に絞り込み、詳細な比較検討を行います。
- 情報収集: 各社のウェブサイトや資料請求で情報を集めます。
- 問い合わせ・デモ依頼: 候補となるシステム提供会社に問い合わせ、オンラインでのデモンストレーションを依頼します。デモでは、自社の採用フローを実際に再現してもらい、要件を満たせるかを確認します。
- 比較表の作成: 機能、料金、操作性、サポート体制、セキュリティなどの項目で比較表を作成し、客観的に評価します。関係者全員で評価を行い、意見を集約することが重要です。
⑤ 無料トライアルやデモでの使用感の確認
最終候補に残ったシステムについては、必ず無料トライアル（試用期間）を利用しましょう。
- 実践的なテスト: 実際の応募者データ（サンプルで可）を使って、応募受付から選考、連絡までの一連の流れをシミュレーションします。
- 複数人での評価: 採用担当者だけでなく、実際にシステムを利用することになる現場の面接官にもアカウントを払い出し、評価入力などを試してもらうことが非常に重要です。ITリテラシーの異なる複数の人が触ってみて、「これなら迷わず使える」と感じるかどうかが、導入後の定着を左右する最大のポイントです。
- 最終決定: トライアルの結果と見積もり内容を総合的に判断し、導入するシステムを最終決定し、契約手続きに進みます。
この5つのステップを丁寧に進めることが、ATS導入の成功確率を大きく高めます。
採用管理システム（ATS）に関するよくある質問
最後に、採用管理システムの導入を検討している方からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
Q. 無料で使える採用管理システムはありますか？
A. はい、あります。
エン・ジャパンが提供する「engage」や、Indeedに付随する採用管理機能などが代表的です。これらの無料ツールは、求人ページの作成・公開、応募者情報の一元管理、候補者とのメッセージのやり取りといった、採用管理の基本的な機能を備えています。
ただし、無料のシステムにはいくつかの注意点があります。
- 機能制限: 日程調整の自動化や詳細なデータ分析、他システムとの連携といった高度な機能は利用できない場合がほとんどです。
- サポート: 手厚い導入サポートや、迅速な問い合わせ対応は期待できないことが多いです。
- 広告表示など: 無料で提供される代わりに、自社の採用ページに広告が表示されるなどの制約がある場合があります。
結論として、無料のATSは「とにかくコストをかけずにExcel管理から脱却したい」「まずはATSがどのようなものか試してみたい」といったスタート段階の企業や、ごく小規模な採用活動には非常に有効です。しかし、本格的に採用活動を効率化・高度化していきたいと考えるのであれば、機能やサポートが充実した有料システムの導入を検討することをおすすめします。
Q. Excel（エクセル）での採用管理では不十分ですか？
A. 企業の規模や採用の状況によりますが、多くの場合で限界があります。
応募者数が年間数名程度で、採用チャネルも限られているような小規模な段階であれば、ExcelやGoogleスプレッドシートでの管理も不可能ではありません。実際に、多くの企業がそこからスタートします。
しかし、事業が成長し、応募者数が増加し、採用チャネルが多様化してくると、Excel管理では以下のような多くの課題が顕在化します。
- 属人化とブラックボックス化: ファイルが特定の担当者のPCにしか保存されていなかったり、複雑な関数やマクロが組まれていて他の人には編集できなかったりと、業務が属人化しがちです。
- 更新漏れと情報錯綜: 複数人で同時にファイルを編集できず、誰かが更新している間は他の人が待たなければなりません。「最新版はどれか分からない」といった混乱や、情報の更新漏れが発生しやすくなります。
- 非効率な手作業: 媒体からの応募者情報を手動でコピー＆ペーストしたり、候補者へのメールを一件ずつ作成・送信したりと、多くの手作業が発生し非効率です。
- セキュリティリスク: 応募者の個人情報を含むファイルをメールでやり取りすることは、情報漏洩のリスクを伴います。アクセス権の管理も煩雑です。
- データ分析の困難さ: 応募経路別の効果測定や選考プロセスごとの歩留まり率などを分析するには、手作業での集計が必要となり、多大な労力がかかります。
これらの課題は、企業の成長スピードを阻害し、採用競争において不利な状況を生み出します。採用を単なる「人手補充の作業」ではなく、「企業の未来を創る戦略的投資」と捉えるならば、ある程度の規模になった段階で、Excel管理から脱却し、ATSへ移行することが合理的な判断と言えるでしょう。
まとめ
本記事では、採用管理システム（ATS）について、その基本から機能、メリット・デメリット、選び方、おすすめのシステムまで、網羅的に解説してきました。
現代の採用市場は、売り手市場の加速、採用チャネルの多様化、候補者体験の重視といった大きな変化の渦中にあります。このような環境で、従来の勘と経験に頼った非効率な採用活動を続けていては、優秀な人材を獲得し、企業の成長を維持することは困難です。
採用管理システム（ATS）は、こうした課題を解決するための強力なソリューションです。導入することで、以下のような効果が期待できます。
- 採用業務の大幅な効率化と、担当者のコア業務への集中
- データに基づいた客観的な選考による、採用の質の向上とミスマッチの防止
- 採用ノウハウの組織への蓄積と、継続的なプロセス改善
- 採用コストの最適化と、投資対効果の最大化
もちろん、導入にはコストや工数がかかるといった側面もあります。しかし、それを上回る価値を企業にもたらす戦略的なIT投資であると言えるでしょう。
失敗しないATS選びの鍵は、まず自社の採用課題を徹底的に洗い出し、「何のために導入するのか」という目的を明確にすることです。その上で、自社の採用形態や規模に合った、過不足のない機能と、誰もが直感的に使える操作性を備えたシステムを選びましょう。
この記事が、貴社の採用活動を次のステージへと引き上げるための一助となれば幸いです。ぜひ、無料トライアルなどを活用しながら、自社にとって最高のパートナーとなる採用管理システムを見つけてください。